Modelová případová studie · Stavební firma
Žádná poptávka nezapadne v e-mailu.
Poptávky chodily e-mailem s výkresy a výkazy výměr, asistentka je přepisovala do Excelu a obchodníci skládali nabídky kopírováním starých. Teď poptávku vytěží AI, založí ji v přehledu a připraví návrh nabídky z aktuálního ceníku.
Modelový scénář na typickém procesu: čísla jsou orientační, ne reálná měření.
Poptávky v e-mailu, nabídky ve starých souborech
Stavební firma se 60 lidmi dostává poptávky na sdílenou adresu i přímo obchodníkům. Část zapadla mezi ostatní poštou, nabídky trvaly dlouho a každý obchodník počítal trochu jinak.
Co jsme dělali
- Úvodní diagnostika
- AI audit obchodu a přípravy nabídek
- Pilot 1: příjem poptávek
- Pilot 2: návrh nabídky z ceníku
- AI péče
01 · Problém
Čtyři ruční kroky mezi e‑mailem a obchodníkem
Každá poptávka prošla stejnou cestou: otevřít e-mail, projít požadavky a přílohy, přepsat údaje do Excelu a předat obchodníkovi. Při každém přepisu se něco ztratilo: termín, kontakt nebo poznámka k výkresu.
Druhý velký žrout času byly nabídky. Obchodníci je skládali kopírováním starých nabídek a ručním dohledáváním cen. Audit to odhadl na 30 hodin měsíčně.
Karta procesu z auditu
- Proces
- Příjem zakázek
- Vstup
- E-mail zákazníka a přílohy
- Kroky
- Otevřít e-mail → zkontrolovat požadavky → přepsat do Excelu → předat obchodníkovi
- Problémy
- Ruční přepisování, riziko chyb, ztráta informací
- Příležitost
- Zpracování poptávek z e-mailu
- Stav
- Potvrzeno obchodem
Dva piloty hned, jedna příležitost zatím ne
Nejvíc času leželo v obchodě. Predikci zakázek, o kterou vedení stálo, jsme zatím nedoporučili: firma k ní nemá dost historických dat.
| Příležitost | Potenciál úspory | Náročnost | Rozhodnutí |
|---|---|---|---|
| Třídění e-mailů a příjem poptávek | 15 h měsíčně | Nízká | Pilot 1 |
| Příprava cenových nabídek | 30 h měsíčně | Střední | Pilot 2 |
| Reporty stavu zakázek | 12 h měsíčně | Nízká | Později |
| Predikce zakázek | Neznámý, chybí data | Vysoká | Zatím ne |
02 · Řešení
Poptávka se založí sama, nabídku připraví AI a pošle obchodník
AI roztřídí příchozí poštu, z poptávky a příloh vytáhne místo stavby, termín, rozsah a kontakty a založí záznam s přiřazeným obchodníkem. Nejasné poptávky označí, místo aby je hádala.
Z výkazu výměr a firemního ceníku pak připraví návrh položek nabídky. Položky, které v ceníku nenašla, výrazně označí. Nabídku vždy kontroluje, upravuje a odesílá obchodník.
Dřív
- Poptávka čeká ve sdílené schránce
- Asistentka ji přepíše do Excelu
- Obchodník ji najde a projde přílohy
- Nabídka kopírováním staré
Část poptávek se ztratí
Teď
- AIRoztřídí poštu a vytěží poptávku
- SystémZaloží záznam s vlastníkem
- AINavrhne položky z ceníku
- ČlověkUpraví a odešle nabídku
Každá poptávka má vlastníka a termín
Co se mohlo pokazit a jak jsme to ošetřili
- Chybná položka nebo cena
- Každou nabídku schvaluje obchodník. Položky, které AI v ceníku nenašla, jsou výrazně označené.
- Nečitelné přílohy
- Naskenovaný výkres nebo nejasný výkaz jde do fronty k doplnění člověkem, AI nic nedomýšlí.
- Zastaralý ceník
- Návrhy čerpají z jednoho aktuálního ceníku, který spravuje obchod, ne ze starých nabídek.
- Poptávky mimo sdílenou adresu
- Obchodníci přeposílají poptávky do jedné schránky, takže žádná nezůstane jen v osobní poště.
03 · Výsledek
Obchodníci počítají nabídky, ne přepisují poptávky
Žádná poptávka nezůstane ležet v e-mailu, nabídky vycházejí z jednoho ceníku a vedení vidí, co je rozpracované a u koho.
-
45h
Vráceno obchodu měsíčně: 30 h na nabídkách, 15 h na třídění pošty.
-
100%
Poptávek v jednom přehledu s vlastníkem a termínem.
-
1ceník
Zdroj cen pro všechny nabídky místo kopírování starých souborů.
Modelový scénář: čísla jsou orientační, ne reálná měření.
Na co je řešení napojené a co měříme každý měsíc
Typické integrace
Co se měří v AI péči
- Doba od poptávky k odeslané nabídce
- Podíl poptávek zpracovaných bez přepisu
- Kolik položek obchodník v návrhu nabídky změnil
- Nejasné poptávky čekající ve frontě
- Úspěšnost odeslaných nabídek
Poznáváte podobný proces? Zjistíme, kolik času vám bere.
Úvodní diagnostika je zdarma. Projdeme, kde vám mizí čas, a řekneme rovně, jestli dává smysl AI, nebo stačí lepší workflow či propojení systémů.
- hello@nextec.cz
- Telefon
- +420 607 919 176+420 739 923 381