Modelová případová studie · Velkoobchod a distribuce
Faktury bez přepisování: 25 hodin měsíčně zpět.
Účetní oddělení přepisovalo 400 přijatých faktur měsíčně z PDF do účetnictví. Zavedli jsme vytěžování faktur s párováním na objednávky: účetní dnes řeší jen výjimky.
Modelový scénář na typickém procesu: čísla jsou orientační, ne reálná měření.
Dvě účetní, 400 faktur měsíčně a všechno ručně
Distribuční firma se 40 lidmi nakupuje od desítek dodavatelů. Faktury chodí e-mailem jako PDF, každý dodavatel ve svém formátu. Vedení řešilo, jestli přijmout třetí účetní, nebo jestli jde část práce zautomatizovat.
Co jsme dělali
- Úvodní diagnostika
- AI audit účetnictví a nákupu
- Pilot na přijatých fakturách
- Napojení na účetní systém a ERP
- AI péče
01 · Problém
Pět minut na fakturu. Dvacet, když chybí objednávka.
V rozhovorech s účetními jsme spočítali, kolik proces opravdu stojí: 400 faktur × 5 minut = 2 000 minut, tedy 33,3 hodiny měsíčně. Při interní ceně 350 Kč za hodinu je to necelých 11 700 Kč pracovního času každý měsíc.
K tomu u každé desáté faktury chyběla nebo nesouhlasila objednávka a účetní ji dohledávaly v e-mailech. Občas prošla stejná faktura dvakrát.
Karta procesu z auditu
- Proces
- Zpracování přijatých faktur
- Oddělení
- Účetnictví
- Vstup
- PDF faktury z e-mailu
- Objem
- cca 400 faktur měsíčně
- Čas
- 5 min na fakturu → 33 h měsíčně
- Problémy
- Ruční přepis, dohledávání objednávek, duplicity
- Příležitost
- Vytěžení faktur a párování s objednávkou
- Stav
- Potvrzeno účetními
Tři příležitosti, jedna jasně první
Audit prošel účetnictví, nákup a komunikaci s dodavateli. Faktury vyšly nejlépe: hodně opakované práce, nízká náročnost a data, která už firma má.
| Příležitost | Potenciál úspory | Náročnost | Rozhodnutí |
|---|---|---|---|
| Zpracování přijatých faktur | 25 h měsíčně | Nízká | Pilot jako první |
| Třídění e-mailů od dodavatelů | 15 h měsíčně | Nízká | Druhá vlna |
| Pravidelné reporty pro vedení | 12 h měsíčně | Nízká | Později |
02 · Řešení
AI vytěží fakturu, systém ji spáruje, člověk schválí výjimky
Faktura z e-mailu projde vytěžením: dodavatel, IČO, částky, DPH, splatnost a číslo objednávky. U každého pole účetní vidí, jak si je AI jistá.
Systém pohlídá duplicity a spáruje fakturu s objednávkou v ERP. Co sedí, připraví k zaúčtování. Co nesedí, nebo co AI nepřečte s jistotou, jde do fronty výjimek s vyznačeným polem ke kontrole. Bez schválení se nic nezaúčtuje.
Dřív
- Otevřít e-mail a PDF
- Přepsat údaje do účetnictví
- Dohledat objednávku v e-mailech
- Zaúčtovat
5–20 minut na každou fakturu
Teď
- AIVytěží údaje z PDF
- SystémSpáruje s objednávkou, pohlídá duplicity
- ČlověkSchválí výjimky
- Zaúčtováno
Ručně jen každá desátá faktura
Co se mohlo pokazit a jak jsme to ošetřili
- Chybně vytěžený údaj
- U každého pole je vidět jistota AI. Nejisté údaje jdou člověku a nic se nezaúčtuje bez kontroly.
- Napojení na účetní systém
- Import přes standardní rozhraní účetního systému, odzkoušený na vzorku faktur ještě před spuštěním.
- Schvalování výjimek
- Jedna fronta s důvodem výjimky a tlačítkem Schválit. Účetní nepřepíná mezi e-mailem, ERP a účetnictvím.
- Duplicitní faktura
- Kontrola podle dodavatele, čísla faktury a částky ještě před zaúčtováním.
03 · Výsledek
Účetní kontrolují výjimky, ne přepisují faktury
Firma nemusela přijímat třetí účetní. Faktury jsou zaúčtované dřív, duplicitní faktura neprojde a vedení vidí závazky aktuálně.
-
25h
Vráceno účetním každý měsíc. Při 350 Kč/h jde o cca 8 750 Kč.
-
9z 10
Faktur projde bez ručního přepisu. Desátá jde člověku jako výjimka.
-
3–5měs.
Návratnost zavedení podle odhadu z auditu.
Modelový scénář: čísla jsou orientační, ne reálná měření.
Na co je řešení napojené a co měříme každý měsíc
Typické integrace
Co se měří v AI péči
- Podíl faktur zpracovaných bez ručního zásahu
- Přesnost vytěžení po jednotlivých polích
- Počet výjimek a jejich nejčastější důvody
- Doba od doručení faktury po zaúčtování
- Zachycené duplicitní faktury
Poznáváte podobný proces? Zjistíme, kolik času vám bere.
Úvodní diagnostika je zdarma. Projdeme, kde vám mizí čas, a řekneme rovně, jestli dává smysl AI, nebo stačí lepší workflow či propojení systémů.
- hello@nextec.cz
- Telefon
- +420 607 919 176+420 739 923 381